Csak kövesd a sárga köves…, illetve a papír utat a Lechnerig

210 kilométernyi aszfalt- vagy földutat könnyedén el tudunk képzelni. De mi lenne, ha egymás mellé helyezett papírokból álló út vezetne Pécs belvárosáig, a soproni tűztoronyig vagy akár Zentáig? És hol lelhetnénk fel annyi papírt, ami lehetővé tenné mindezt?

70 millió oldal. A Lechner Tudásközpont az elmúlt négy év során ekkora mennyiségű iratot digitalizált az EU Iratkezelési projektek keretén belül. Az Új Magyarország Fejlesztési Terv, illetve az Új Széchenyi Terv pályázatainak feldolgozását, szkennelését, őrzését és kereshetőségét biztosító nagy volumenű projekten jelenleg is mintegy hetven kollégánk dolgozik. Eddig több mint 2,9 millió pályázati dokumentum jellemző adatait, összességében több mint 28 millió adatot rögzítettünk.

A digitalizálás sokkal összetettebb folyamat, mint amilyennek első hallásra tűnik. Az idén ötödik évébe lepő program a 2007 és 2013 közötti időszak Európai Uniós forrásból finanszírozott pályázatait digitalizálja, ez nem csupán a 70 millió oldalnyi papíralapú irat átvételét és a dokumentumok tárolását foglalja magában, hanem a lejárt őrzési idejű pályázatok selejtezése is a digitalizálási folyamat része. És ez még nem minden, a Gubacsi úti raktárban pihenő dobozok 11 796 folyóméternyi iratot tartalmaznak. Ha az eddig digitalizált pályázati anyagok papírjait sorban egymás mellé raknánk, akkor egy 210 km hosszú képzeletbeli utat kapnánk. A Központi Irattár pályázati dokumentációt őrző dobozaiból pedig a Lechner Központ épületétől egészen az Óbudai-szigetig építhetnénk utat.

És most gondoljunk bele, hogy egyszer szükségünk lehet a papírokon szereplő adatokra… Ezen (is) segít a digitalizáció, az Egységes Monitoring és Információs Rendszer (EMIR) – ide töltjük fel az uniós pályázati dokumentációt -, mely könnyen áttekinthetővé és kereshetővé teszi a hatalmas adathalmazt. Az EMIR pályázatkezelő rendszer lehetővé teszi, hogy a nyilvántartott adatok könnyűszerrel elérhetőek legyenek, legyen szó akár egy teljes projektről, akár egy különálló pályázati iratról. A rendszer naprakész adatokat szolgáltat az EU-s támogatások felhasználásáról, valamint segíti a pályázatok nyomon követését a beadástól a fejlesztések megvalósításáig, ezzel is megkönnyítve az adatkezelést és az információáramlást. Az adatokhoz való hozzáférés szigorú jogosultsági szabályozás szerint folyik, ezzel eleget téve a biztonságos tárolás követelményének.

Képek forrása: Lechner Tudásközpont